Het komt vaker dan eens voor dat men een half jaar voor de afloop van een overeenkomst een aanvang maakt met een aanbesteding voor een nieuwe overeenkomst. Gevolg, rigide planningen met weinig ruimte voor innovatieve discussies en onvoorziene complicaties.
Een aanbestedingstraject start met de beslissing een overheidsopdracht of raamovereenkomst via een (niet)openbare procedure aan te besteden en de vaststelling van het gunningscriterium (limitatieve keuze tussen ‘laagste prijs’ of ‘economisch meest voordelige inschrijving’). In dit artikel wordt uitgegaan van het meest voorkomende gunningscriterium 'economisch meest voordelige inschrijving'. Tevens is het belangrijk een summiere planning op te stellen zodat voor essentiële peilpunten duidelijke streefdata zijn.
Er zijn verschillende zaken waarmee men rekening dient te houden. Als eerste uiteraard, de wettelijke minimumtermijnen. Voor de meest gehanteerde procedure, de openbare procedure, bedraagt deze - tussen publicatie en indienen offertes - minimaal circa zeven weken. Ten tweede is het essentieel voldoende tijd te reserveren voor het opstellen van het aanbestedingsdocument (hierna: offerteaanvraag). In de offerteaanvraag dient men alle eisen en wensen te formuleren. Het verzamelen van alle benodigde informatie, het (geanonimiseerd) verwerken van de relevante informatie, de formulering van de eisen waaraan voldaan dient te zijn alsmede de wensen welke men wenst te hanteren voor de beoordeling is een tijdrovende en minutieuze bezigheid. Indien alle informatie aanwezig en toegankelijk is en men 100% zeker weet welke eisen men stelt en wat de wensen zijn op basis waarvan men gunt is het zeker haalbaar om binnen zes tot acht weken een goed en kloppend aanbestedingsdocument op te stellen voor publicatie. Helaas blijkt vaker dan eens gedurende het opstellen van de offerteaanvraag dat men niet precies weet welke eisen men wil stellen. Tevens dient men bij het aanbesteden van specifieke producten en/of diensten rekening te houden met de specifieke kenmerken van de producten c.q. diensten en relevant (overheids)beleid, cao’s, vakspecifieke wetgevingen etc. Ten derde is het verstandig vier weken in te calculeren voor de beoordeling van offertes en gunning. Tevens dient men rekening te houden met een realistisch termijn voor overdracht tussen leveranciers en/of implementatie. Een (te) strak gepland implementatietermijn kan kostenverhogend werken en leiden tot vermindering van het aantal geïnteresseerde leveranciers. Ten slotte is het voor scholen belangrijk rekening te houden met schoolvakanties. Hoewel vakanties ervoor kunnen zorgen dat het langer duurt voor het document is opgesteld, is het ook een uitstekende mogelijkheid om juist deze periodes te gebruiken om te voldoen aan de minimumtermijnen. Immers, (de meeste) leveranciers zijn niet gebonden aan schoolvakanties.
Het opstellen van een correcte offerteaanvraag is cruciaal voor een goed verloop van de aanbesteding en het selecteren van de meest passende leverancier aan het eind van het aanbestedingstraject. Het projectteam is derhalve een uitermate belangrijke factor voor het aanbestedingstraject. Deze dient dan ook, net als de offerteaanvraag, zorgvuldig samengesteld te worden en alle benodigde kennis dient binnen het projectteam aanwezig te zijn. Indien het de aanschaf van bestaande producten en/of diensten betreft waarvoor een contractmanager bestaat is het verstandig deze persoon in het projectteam op te nemen. Waarom? Een contractmanager evalueert (de uitvoering van) de overeenkomst gedurende de looptijd regelmatig met de leverancier. Hij is op de hoogte van aanpassingen als gevolg van wijzigingen in wet- en regelgeving. Tevens kan hij de tekortkomingen en gemiste kansen van de overeenkomst identificeren alsmede welke onderdelen er de volgende keer niet opgenomen hoeven te worden of aangepast moeten worden omdat ze praktisch niet uitvoerbaar zijn. Een voorbeeld van dit laatste zijn theoretische boeteclausules welke in de praktijk niet hanteerbaar zijn bijvoorbeeld omdat niet bepaalbaar is wanneer de boete precies in werking treedt doordat de opdrachtgever voor deze informatie geheel afhankelijk is van de leverancier of omdat de contractbeheerder geen cijfers bijhoudt over de betreffende situaties. Let wel, de aanwezigheid van een contractmanager leidt niet per definitie tot een sneller opgestelde offerteaanvraag. Tijdens de bijeenkomsten voor het opstellen van het aanbestedingsdocument komen veelal nieuwe zaken en visies naar voren welke kunnen leiden tot veel discussie en een mogelijk nieuwe insteek van de aanbesteding. Hiervoor is niet veel ruimte wanneer er een strakke planning gehanteerd wordt. Een aanbestedingstraject kan worden opgesplitst in drie fasen, te weten het opstellen van de offerteaanvraag, de inschrijvingsfase en de gunningsfase.
- Het opstellen van de offerteaanvraag is de belangrijkste fase van het aanbestedingstraject. In deze fase wordt op schrift gesteld op welke wijze het product c.q. dienst wordt uitgevraagd:
- Aan welke eisen moet het product c.q. dienst voldoen?
- Aan welke eisen moet de leverancier van het product c.q. dienst voldoen?
- Welke contractvoorwaarden stellen we?
- Indien er algemene inkoopvoorwaarden aanwezig zijn, verklaren we deze van toepassing? Indien ze niet aanwezig zijn, stellen we deze dan op of accepteren we de algemene voorwaarden van de leverancier?
- Wat zijn onze wensen, ergo waarmee kan de leverancier zich bij de inschrijving onderscheiden van zijn concurrenten, op basis waarvan we beoordelen welke inschrijver de opdracht gegund krijgt.
Indien al deze vragen zijn beantwoord en in de offerteaanvraag zijn verwerkt kan het document worden gepubliceerd en vangt de volgende fase aan, de inschrijvingsfase. Enkele weken na publicatie dienen geïnteresseerde leveranciers vragen in met betrekking tot de offerteaanvraag. Deze vragen dienen dan binnen afzienbare tijd te worden beantwoord. Na het verstrekken van de antwoorden van alle vragen aan alle geïnteresseerde leveranciers rest leveranciers afhankelijk van de planning nog één tot enkele weken om hun offerte op te stellen en in te dienen.
Na de ontvangst dienen de offertes te worden beoordeeld (gunningsfase) conform hetgeen gesteld in de offerteaanvraag. Deze beoordeling leidt tot een ranking waarvan de nummer één de winnaar van de opdracht is en dus de beoogde nieuwe leverancier. Deze leverancier ontvangt vervolgens een brief met de voorlopige gunningsbeslissing. De overige leveranciers ontvangen een gemotiveerde afwijzingsbrief. Het is cruciaal dat in de afwijzingsbrief de volgende zaken duidelijk en gemotiveerd worden vermeld:
- De (eind)scores die de leverancier en de winnaar hebben behaald, alsmede de relatieve positie ten opzichte van de winnaar. Dit kan bijvoorbeeld door middel van het invoegen van een matrix waarin per wens/ subgunningscriterium wordt weergegeven wat de score van de leverancier was en wat de score van de winnaar is geweest;
- De reden waarom op onderdelen niet de maximale score is toegekend.
Na het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan de betrokken leveranciers gaat de zogenaamde Alcateltermijn lopen. Dit is een standstill-periode van vijftien dagen, waarin het de aanbestedende dienst niet is toegestaan een overeenkomst met de winnende leverancier te sluiten. Gedurende deze periode kunnen afgewezen leveranciers besluiten om bezwaar tegen de gunningsbeslissing aan te tekenen (door middel van een Kort geding). Indien er na verloop van deze termijn geen bezwaar is ingediend kan de aanbestedende dienst de opdracht definitief gunnen aan de winnende leverancier van de aanbesteding. Veelal wordt na het versturen van de definitieve gunningsbrief nog een afspraak gemaakt voor het tekenen van een overeenkomst. Echter, dit is niet noodzakelijk aangezien het versturen van de definitieve gunningsbrief reeds leidt tot de overeenkomst. Het feitelijk tekenen van een overeenkomst is niet meer dan kennismakingsafspraak en eventueel bekrachtiging van het gecommuniceerde gunningsbesluit. Nadat de opdracht definitief is gegund en de overeenkomst ‘gesloten’, is het belangrijk om de afspraken te borgen en de naleving te bewaken gedurende de looptijd van de overeenkomst.
Een gemiddeld aanbestedingstraject neemt tussen de zes en negen maanden in beslag. Het is prudent voldoende tijd te reserveren voor een aanbestedingstraject zodat aan het eind van het traject de school de meest voordelige leverancier heeft voor het product c.q. dienst welke ze daadwerkelijk willen aanschaffen. Aanbesteden, dat doen we niet zomaar even!
Deel dit artikel op:
