Schoolfacilities, vakblad voor schoolgebouwen en onderwijsondersteuning

Succesvol inkopen en aanbesteden is topsport en kan rekenen op een goed gevulde tribune. Van inkoopprofessionals wordt rendement verwacht. Marktkennis, maatschappelijke verantwoordelijkheid, juridische onderbouwing en inzicht in de kaders waarbinnen inkoopprofessionals dat succes moeten realiseren. In deze terugkerende column probeert Pro Mereor Inkoopkenniscentrum de inkoopprofessionals uit het onderwijs bekend te maken met de mogelijkheden en de voordelen.

Voordat een aanbieding bij een Europese aanbestedingsprocedure inhoudelijk kan worden beoordeeld, moet eerst worden bekeken of de aanbieder geschikt is.

De bepalingen aan de hand waarvan geschiktheidseisen kunnen worden geformuleerd zien enerzijds op de financiële en economische draagkracht en anderzijds op de technische bekwaamheid. Het is aan de aanbestedende dienst om per opdracht de specifiek passende geschiktheidscriteria¹⁾ te formuleren. De algemene eis is dat geschiktheidseisen:

• proportioneel moeten zijn; ze moeten dus verband houden met en in verhouding staan tot de opdracht;
• in de aankondiging moeten worden vermeld²⁾. Een enkele verwijzing in de aankondiging naar het aanbestedingsdocument is niet voldoende.

Indien vast komt te staan dat een gehanteerde geschiktheidseis onwettig is, dan is de gehele aanbestedingsprocedure onwettig en is heraanbesteding het devies. In principe is het niet toegestaan na de aankondiging c.q. verstrekking van het aanbestedingsdocument de geschiktheidseisen te wijzigen. Het Bao geeft weliswaar geen uitputtende lijst van bewijsmiddelen, maar de opsomming in de aankondiging of het aanbestedingsdocument kan niet in een later stadium alsnog uitgebreid worden. Indien een aanbestedende dienst het echter wel noodzakelijk acht de eisen aan te passen, dient rectificatie van de aankondiging te volgen alsmede een verlenging van de termijnen zodat opnieuw voldaan wordt aan de wettelijke minimumtermijnen.

Financiële en economische draagkracht³⁾

Bij de financiële en economische draagkracht gaat het om de algehele economische positie van de ondernemer. Die positie speelt bijvoorbeeld een rol bij het beantwoorden van de vraag of de aanbieder in staat is de opdracht vóór te financieren en voldoende verhaal biedt in geval van tekortkomingen. Een aanbestedende dienst heeft een relatief grote mate van vrijheid om te bepalen welke eisen zij stelt. In de praktijk worden steeds vaker complexere eisen gesteld, bijvoorbeeld eisen ten aanzien van het eigen vermogen, de rentabiliteit en de daarmee samenhangende ratio’s. Veel van deze eisen zeggen echter niets over de financiële en economische draagkracht van de ondernemer. Daarom is het verstandig enkel solvabiliteit en liquiditeitsratio’s op te vragen. Uit het oogpunt van proportionaliteit is een omzeteis van driemaal de waarde van de opdracht te rechtvaardigen⁴⁾. Vaak verlangen aanbestedende diensten een accountantsverklaring als bewijsstuk. Het is verstandig om duidelijk te vermelden of deze van een registeraccountant moet zijn of dat een verklaring van de interne accountant ook voldoende is. Tevens is het belangrijk te realiseren dat zogenaamde ‘kleine’ rechtspersonen niet verplicht zijn een accountantscontrole te laten uitvoeren. Het voorkomt onduidelijkheden en vragen in het verloop van het traject wanneer deze punten in het aanbestedingsdocument expliciet worden benoemd. Het is echter belangrijk te realiseren dat alle verstrekte financiële gegevens slechts een momentopname zijn van enige tijd geleden.

Het is tevens mogelijk een bewijs van een verzekering tegen beroeps- en bedrijfsrisico’s te verlangen. Door de grote verschillen in verzekeringen moet de aanbestedende dienst wel duidelijk formuleren welke dekking zij verlangt⁵⁾. Het is belangrijk te realiseren dat een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering niet zonder meer als gelijke verzekeringen beschouwd kunnen worden. Het is ook mogelijk te verlangen dat de aanbieder verklaart dat hij een verzekering afsluit op het moment dat de opdracht aan hem wordt gegund. Als bewijs kan dan een verklaring van de verzekeraar worden overlegd dat deze bereid is de verzekering met de aanbieder af te sluiten. Een dergelijke bepaling vergroot de doelgroep van potentiële aanbieders en biedt dezelfde mate van bescherming c.q. zekerheid voor de aanbestedende dienst.

Technische- en beroepsbekwaamheid⁶⁾

Technische bekwaamheid heeft onder meer betrekking op aantoonbare ervaring (referentie-eis), aanwezige deskundigheid, beschikken over de juiste productiemiddelen, kwaliteitsborging en voldoende en gekwalificeerd personeel. Het is belangrijk de eisen zo duidelijk mogelijk te formuleren, bijvoorbeeld voor de referentie-eis zo duidelijk mogelijk beschrijven wanneer een referentie voldoende vergelijkbaar is in soort en omvang. Het is toegestaan een tevredenheidverklaring van de opdrachtgevers van referentieprojecten te verlangen als bewijs dat het werk vakkundig, tijdig en op een regelmatige wijze is uitgevoerd. Echter, het enkele feit dat er een verklaring overlegd is, is voldoende. Aan subjectieve toevoegingen van de opdrachtgever mag dus geen waardeoordeel worden verbonden. Als een opdrachtgever ontevreden is over de geleverde kwaliteit moet hij dus geen tevredenheidsverklaring afgegeven. In veel gevallen stellen aanbestedende diensten dat de ervaringseis ziet op ervaring met projecten binnen overheidsinstanties of binnen een specifieke sector, zoals het onderwijs. Het is belangrijk, voordat de opdracht in de markt wordt gezet met dergelijke ervaringseisen, goed te onderzoeken of een dergelijke beperkende eis noodzakelijk en proportioneel is. De motivering kan vervolgens in het aanbestedingsdocument worden verwerkt en voorkomt vragen van ondernemers over de gestelde referentie-eis.

Advies

Formuleer eerst de opdracht en het programma van eisen. Deze twee elementen vormen het uitgangspunt voor het formuleren van de passende geschiktheidseisen. Het is belangrijk vervolgens op zoek te gaan naar specifieke elementen van de opdracht en daar de eis aan te koppelen, wees hierbij open minded.
____________________

1. selectie-eisen.
2. Transparantiebeginsel.
3. artikel 48 Bao.
4. Deze rechtvaardiging is gebaseerd op de vuistregel dat een opdrachtnemer wanneer deze voor meer dan 30 procent van zijn omzet afhankelijk is van één opdrachtgever, er een te grote wederzijdse afhankelijkheid ontstaat.
5. Dit omvat de aard van de verzekerde risico’s, het maximaal verzekerde bedrag, het maximaal aantal uitkeringen per jaar en het eigen risico van de aanbieder.
6. artikel 49 Bao.

Deel dit artikel op: