Succesvol inkopen en aanbesteden is topsport en kan rekenen op een goed gevulde tribune. Van inkoopprofessionals wordt rendement verwacht. Marktkennis, maatschappelijke verantwoordelijkheid, juridische onderbouwing en inzicht in de kaders waarbinnen inkoopprofessionals dat succes moeten realiseren. In deze terugkerende column probeert Pro Mereor Inkoopkenniscentrum de inkoopprofessionals uit het onderwijs bekend te maken met de mogelijkheden en de voordelen.
Bid-rigging zijn afspraken tussen aanbieders naar aanleiding van een aanbesteding, waarbij één of meer aanbieders afspreken geen inschrijving in te dienen of afspreken wie de opdracht gegund zal krijgen. De afspraken elimineren de concurrentie en leiden tot hogere kosten voor aanbestedende diensten. Veel aanbestedingsmarkten hebben kenmerken die het maken van afspraken eenvoudiger of aantrekkelijker maken. Zo is bij veel aanbestedingen vooraf bekend welke bedrijven zullen inschrijven. Soms is het ook bekend wat het budget of de maximale prijs voor de aanbestedende dienst is. Deze kennis vergemakkelijkt het maken van afspraken tussen concurrenten en het coördineren van deze kartelafspraken.
Doelen aanbieders bij inschrijvingen
Het hoofddoel van een aanbieder is het behalen van een hoge winstmarge, gunstige voorwaarden en acceptabele risico’s. Bij acceptabele risico’s gaat het erom dat er sprake is van een goed uitvoerbare opdracht, beperkte aansprakelijkheid en geen of lage boetes. Naast deze hoofddoelen zijn er ook mogelijke nevendoelen voor aanbieders. Zo kan een aanbieder de intentie hebben om een nieuwe markt te veroveren, de positie op een bestaande markt verdedigen, een nieuwe technologie verkopen of om klanten te binden. Aanbieders kunnen verschillende strategieën hanteren om een inschrijving te doen. Men kan speltheoretisch inschrijven, waarbij prijzen en waarden worden geboden op basis van de gebruikte formules in het bestek en verwachte gedrag van concurrenten. Dit gedrag wordt veelal door aanbestedende diensten uitgelokt doordat scores relatief worden bepaald, met name wanneer het om de prijs gaat. Aanbieders kunnen ook strategisch omgaan met de vereisten van een bestek door bijvoorbeeld akkoord te gaan met eisen en wensen waaraan zij niet voldoet. Zo accepteren aanbieders vaak overeenkomsten in het kader van aanbestedingen waarover ze na gunning proberen te onderhandelen. Maar men kan ook economisch inschrijven, een aanbieder met de hoogste prijs kan dan toch als de best passende aanbieder gelden.
Vormen bid-rigging
Helaas komt het ook voor dat aanbieders onderling afspraken maken ten aanzien van de in te dienen aanbiedingen. Op deze wijze worden doorgaans de prijzen kunstmatig hoog gehouden. Het doel van het vormen van kartels is meer winst voor de karteldeelnemers, maar kartels zijn in Nederland1) verboden. De bouwfraude is het meest bekende voorbeeld van bid-rigging in Nederland. Er zijn vier hoofdvormen van bid-rigging:
- Biedonderdrukking: aanbieders spreken af wie zullen inschrijven of wie na inschrijving zijn bod zal intrekken, zodat de ander een grotere kans heeft de opdracht gegund te krijgen.
- Schijnbieding: aanbieders bieden bewust een hogere prijs dan de aanbieder die de opdracht gegund ‘mag krijgen’.
- Marktverdelingen: aanbieders spreken af in welke geografische regio’s zij de opdrachten gegund ‘mogen krijgen’.
- Biedrotatie: aanbieders spreken af wie aan de beurt is om een opdracht gegund ‘te krijgen’.
Aanwijzingen bid-rigging
In bepaalde markten en sectoren zijn aanbieders vatbaarder voor bid-rigging. Bij aanbestedingen in dergelijke markten is het verstandig wanneer het inkoopteam extra op haar hoede is. Enkele kenmerken zijn:
- Slechts enkele aanbieders of concernbanden;
- Hoge toetredingsbarrières, weinig nieuwe potentiële aanbieders;
- Minder gunstige economische omstandigheden vergroten het risico van bid-rigging;
- Homogene producten of diensten;
- Weinig tot geen alternatieve producten, diensten of geen technologische ontwikkelingen.
Andere signalen die onder meer kunnen duiden op bid-rigging zijn2):
- Bepaalde aanbieders bieden regelmatig in een bepaalde regio, maar winnen nooit;
- Er bestaat een opvallend patroon van winnaars, waarbij de één het ene jaar wint, de ander het volgende jaar, enz;
- Prijzen liggen veel hoger dan bij eerdere of vergelijkbare aanbestedingen en de stijging in de prijs is niet verklaarbaar;
- Prijzen van alle aanbieders zijn nagenoeg gelijk;
- Twee of meerdere aanbiedingen worden door één en dezelfde persoon ingediend.
Voorkomen bid-rigging
Om samenspanning te vermijden is het belangrijk dat het inkoopteam de markt goed kent. Andere mogelijkheden zijn:
- De opdracht in de markt zetten door middel van meerdere (micro)percelen;
- Geef de verwachte prijs niet aan;
- Geef na gunning niet aan wat de prijs van het winnende bod is en hoe deze is opgebouwd;
- Beperk algemeen toegankelijke informatiebijeenkomsten, aangezien dit het ideale moment is voor aanbieders om te zien wie de geïnteresseerden zijn.
Vermoeden bid-rigging
Wanneer u vermoedt dat er sprake is bidrigging kunt u contact opnemen met de NMa. Indien aanbieders hebben verklaard dat er geen sprake is bid-rigging dan is het helaas niet mogelijk deze aanbieders uit te sluiten van de aanbesteding. Een dergelijk besluit moet weloverwogen en gemotiveerd worden genomen, enkel vermoedens zijn niet voldoende.
Conclusie
Bid-rigging is een reëel probleem bij aanbestedingen. Het is niet eenvoudig om bid-rigging te bewijzen, maar het is wel mogelijk rekening te houden met het fenomeen tijdens het aanbestedingstraject. Een verdieping in de markt, door middel van marktverkenning, en het zorgvuldig opstellen van de specificaties van de opdracht en de beoordelingssystematiek verkleint de kans op bid-rigging.
________________
1) En Europa
2) Zie de brochure ‘Bid-rigging, Herkennen en voorkomen van samenspanning bij inkooptrajecten’ van de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa); http://www.nmanet.nl/Images/ NMA%20brochure%20BID-rigging%204_tcm16- 138710.pdf
Deel dit artikel op:
