Succesvol inkopen en aanbesteden is topsport en kan rekenen op een goed gevulde tribune. Van inkoopprofessionals wordt rendement verwacht. Marktkennis, maatschappelijke verantwoordelijkheid, juridische onderbouwing en inzicht in de kaders waarbinnen inkoopprofessionals dat succes moeten realiseren. In deze terugkerende column probeert Pro Mereor Inkoopkenniscentrum de inkoopprofessionals uit het onderwijs bekend te maken met de mogelijkheden en de voordelen.
In een aanbestedingsprocedure is het van essentieel belang dat de aanbestedende dienst vooraf goed bedenkt en vastlegt welke opdracht – en op welke wijze deze opdracht – in de markt wordt gezet. Een knelpunt voor veel inkoopteams is dat er niet voldoende kennis in de organisatie aanwezig is om een goed inhoudelijk bestek op te stellen.
Wanneer het bestek eenmaal is gepubliceerd is het niet meer toegestaan de vraagspecificatie en eisen te wijzigen. Wanneer een onduidelijk geformuleerde opdracht wordt gepubliceerd, kunnen aanbestedende diensten de navolgende risico’s lopen:
- Dat ze niet krijgen wat ze verwachten.
- Dat de aanbestedingsprocedure mislukt vanwege de vele grijze gebieden in het bestek.
- Dat niet de meest voordelige, innovatieve en passende oplossingen uit de markt worden benut.
Voor het prikkelen van de markt is marktconsultatie – zeker bij complexe projecten - zeer geschikt. Met een marktconsultatie kunt u toetsen of de opdracht haalbaar is, of de scope van het project juist is en welke rolverdeling het beste bij het project past. Tevens kunt u de interesse van marktpartijen peilen. Veel aanbestedende diensten voeren vaak geen marktconsultatie uit, maar laten het bij een summiere marktverkenning. Sommige aanbestedende diensten beredeneren dat het aanbestedingsrechtelijke kader geen ruimte biedt voor marktconsultaties. Dit is echter onjuist. Een marktconsultatie is toegestaan, maar moet wel in volledige openbaarheid plaatsvinden. Tijdens de consultatie mag de aanbestedende dienst zich nergens toe verplichten en dienen alle marktpartijen over dezelfde informatie te beschikken. Het vernieuwende aspect van een marktconsultatie ligt vooral in de mogelijkheid om voorafgaand aan de selectie intensiever kennis te maken met de mogelijke opdrachtnemers.
Marktverkenning
Voorafgaand aan een marktconsultatie wordt meestal een marktverkenning gedaan. Dit houdt in dat er wordt onderzocht welke partijen mogelijkerwijs deel zouden kunnen nemen aan de aanbestedingsprocedure. Tevens wordt onderzocht op welke wijze deze partijen in de behoefte van de aanbestedende dienst zouden kunnen voorzien. In deze marktverkenning kunnen marktpartijen en hun oplossingen in beeld worden gebracht.
Marktconsultatie
Na de marktverkenningsfase volgt de marktconsultatie. Hierin wordt een (concept)bestek of een voorgenomen, op schrift gestelde, oplossingsrichting getoetst aan de markt. Vragen die veelal tijdens een marktconsultatie door de aanbestedende dienst worden gesteld zijn:
- Kan de opdracht (oplossingsrichting) daadwerkelijk worden uitgevoerd?
- Is het bestek niet discriminerend?
- Welke aanpassingen in het bestek zijn nodig?
- Welke andere of innovatieve oplossingen zijn mogelijk?
Tijdens de consultatie kan de aanbestedende dienst ook concrete, nog openstaande vraagstukken of knelpunten aan de markt voorleggen. Marktpartijen kunnen op hun beurt eigen oplossingen en eventuele verbeterpunten aandragen.
Na de marktconsultatie kan het inkoopteam het definitieve bestek opstellen en kan de aanbesteding worden gepubliceerd.
Europese aanbestedingen
Wanneer een marktconsultatie wordt uitgevoerd voorafgaand aan een Europese aanbesteding moet de aanbestedende dienst er rekening mee houden dat marktpartijen die deelnemen aan de consultatie niet bevoordeeld worden ten opzichte van andere marktpartijen - die al dan niet aan de marktconsultatie hebben deelgenomen. Het is belangrijk de marktconsultatie goed te documenteren. Tevens is het verstandig de marktconsultatie open te stellen voor alle geïnteresseerde marktpartijen. Dit kan bijvoorbeeld door een aankondiging op de website aanbestedingskalender. nl of in een vakblad. Het is niet verplicht de marktconsultatie open te stellen, zolang marktpartijen geen voordeel krijgen in de feitelijke aanbesteding door de marktconsultatie mag de aanbestedende dienst zelf kiezen wie zij uitnodigt.
Level playing field
Marktpartijen zullen in een marktconsultatie vooral handelen uit eigenbelang. Oplossingen die zij aandragen en informatie die zij verstrekken moeten daarom ook in deze context worden beschouwd. Het kan zo zijn dat marktpartijen door hun deelname aan de marktconsultatie een voordelige positie in de aanbesteding zelf verkrijgen. Het is daarom belangrijk voldoende marktpartijen uit te nodigen voor de marktverkennings- en marktconsultatiefase, zodat meerdere oplossingen worden geïdentificeerd en de informatie zo breed mogelijk is. Additioneel verdient het aanbeveling om bij twijfel het definitieve bestek nogmaals aan de markt te toetsen.
Een voordelige positie kan ook ontstaan doordat marktpartijen al in de voorfase bepaalde informatie hebben ontvangen. Dit is beginsel niet onrechtmatig, zolang op het moment van publicatie van de aanbesteding een 'level playing field' wordt gecreëerd. Dit kan de aanbestedende dienst bereiken door dezelfde relevante informatie aan iedere geïnteresseerde marktpartij te verstrekken, bijvoorbeeld als bijlage bij het aanbestedingsdocument. Op deze wijze hebben alle marktpartijen gelijke kansen in de aanbesteding. Het is ook mogelijk om alle documentatie van de marktconsultatie, bijvoorbeeld verslagen, bij de aanbestedingsdocumenten te voegen.
Conclusie
De aanbestedende dienst kan in het kader van een concrete business case in dialoog treden met de markt door middel van een marktconsultatie, georganiseerd in een platform. De marktconsultatie is niet gericht op het vastleggen van specificaties, maar wel op het verkennen van de marktmogelijkheden en -onmogelijkheden, waarbij de aanbestedende diensten de gewenste functionaliteit en performance van een gezochte oplossing aan de markt kenbaar maken. Hierbij kan ook een indicatie gegeven worden omtrent de gezochte volumes. Wanneer een aanbestedende dienst de Europese beginselen in acht neemt kan een marktconsultatie, binnen de aanbestedingsrechtelijke kaders, een grote bijdrage leveren aan de kwaliteit van (de uitvoering van) de opdracht en sluit het bestek zo goed mogelijk aan bij de behoefte van de aanbestedende dienst.
Deel dit artikel op:
