Succesvol inkopen en aanbesteden is topsport en kan rekenen op een goed gevulde tribune. Van inkoopprofessionals wordt rendement verwacht. Marktkennis, maatschappelijke verantwoordelijkheid, juridische onderbouwing en inzicht in de kaders waarbinnen inkoopprofessionals dat succes moeten realiseren. In deze terugkerende column probeert Pro Mereor Inkoopkenniscentrum de inkoopprofessionals uit het onderwijs bekend te maken met de mogelijkheden en de voordelen.
Alvorens tot een aanbesteding over te gaan dient een belangrijke onderdeel van het aanbestedingsproces ‘de vraagspecificatie’ duidelijk te zijn. Voor opdrachtnemers is het van belang dat deze vraagspecificatie zo concreet mogelijk is, zodat deze weten op welke wijze de opdracht gerealiseerd moet worden en zodoende haar prijs hiervoor kan bepalen. De eisen van de vraagspecificatie vormen immers de basis van de inschrijvingen die door inschrijvers worden ingediend. Verder is een goed doordachte vraagspecificatie ook een belangrijk onderdeel van de procesinrichting waarmee de aanbestedende dienst het beoogde resultaat kan verwezenlijken.
Vrijwel altijd wordt bij functionele specificaties gegund op basis van de economisch meest voordelige inschrijving. Bij functioneel specificeren formuleert u de eisen die u in het bestek stelt aan de opdrachtnemer op een hoog abstractieniveau. Daardoor kunnen verschillende oplossingen aan de eisen voldoen. Er is niet één manier van functioneel specificeren; de mate van abstractie - en daarmee de ruimte voor opdrachtnemers om eigen oplossingen voor te stellen - kan sterk variëren.
Gedetailleerdheid van vraagspecificatie
Eisen kunnen gedetailleerd zijn zodat ze tot in detail beschrijven waaraan (onderdelen van) de prestatie die de aannemer levert, moet voldoen. Gedetailleerde eisen zijn overigens niet altijd per definitie technisch geformuleerde eisen. In een vraagspecificatie kunnen eisen ook in functionele termen zijn beschreven. Ze geven dan aan welke eisen aan het functioneren c.q. de prestatie van de uitvoering van de opdracht worden gesteld. Met een dergelijke vraagspecificatie wordt aan de ondernemer een bepaalde mate van oplossingsvrijheid en verantwoordelijkheid gegeven.
Afhankelijk van het detailniveau van de vraagspecificatie beschikt de marktpartij binnen het kader van de eisen van de vraagspecificatie over een bepaalde mate van (oplossings)vrijheid om te kunnen bepalen ‘wat’ c.q. ‘hoe’ hij de opdracht uitvoert. Aangezien invloed en verantwoordelijkheid in elkaars verlengde liggen, kan worden gesteld dat de verantwoordelijkheid van de ondernemer toeneemt naarmate deze in de vraagspecificatie meer oplossingsvrijheid krijgt toebedeeld. Het omgekeerde is natuurlijk eveneens het geval. Hoe meer de aanbestedende dienst de oplossingsvrijheid van de ondernemer aan banden legt, des te meer verantwoordelijkheid trekt hij naar zichzelf toe.
Met het stellen van hoge minimumeisen daagt u inschrijvers uit met kwalitatief hoogwaardige oplossingen te komen. Die eisen moeten dan wel hoger liggen dan de standaardoplossingen. Zo stimuleert u opdrachtnemers alles uit de kast te halen, maar het vereist inhoudelijke kennis van de opdracht en de betreffende markt. Het is een signaal naar de markt dat investeren in kwaliteit loont; bedrijven die al hoge kwaliteit leveren, hebben een voorsprong. Bij ingewikkelde projecten kan dit soms aantrekkelijker zijn dan varianten toelaten. Door varianten toe te laten wordt ondernemers immers de mogelijkheid geboden andere oplossingen – dan de in de vraagspecificatie bedachte oplossingen - voor te stellen. Indien het is toegestaan varianten in te dienen moet in het aanbestedingsdocument wel beschreven worden aan welke minimumeisen de voorgestelde variant moet voldoen. Een verwijzing naar de term ‘gelijkwaardig’ is niet voldoende. Daarbij moet het gunningcriterium de ‘economisch meest voordelige inschrijving’ zijn. De subgunningscriteria moeten zo geformuleerd worden dat de aanbestedende dienst daadwerkelijk in staat is een passende prijs/kwaliteitsafweging te maken tussen de bestekconforme aanbiedingen enerzijds en eventuele varianten anderzijds. De praktijk wijst uit dat aanbestedende diensten daar vaak onvoldoende rekening mee houden. Bij ingewikkelde projecten kan het daarom verstandiger en eenvoudiger zijn om de minimumeisen duidelijk en functioneel te specificeren.
Aanbestedingsregels op vraagspecificatie
Onduidelijke, disproportionele of zelfs discriminerende eisen in een vraagspecificatie kunnen in strijd zijn met de aanbestedingsrechtelijke beginselen van gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit en daardoor onderwerp van een juridische procedure worden. Het is aanbestedingsrechtelijk niet toegestaan om in de loop van een aanbestedingsprocedure eenmaal bekendgemaakte eisen aan te passen, ongeacht of daar vanuit het oogpunt van doelmatigheid iets voor te zeggen zou zijn. Daarnaast getuigt aanpassen niet van professionaliteit en kennis.
Een aanbestedende dienst is vrij om te bepalen op welk detailniveau de eisen van de vraagspecificatie worden gespecificeerd. Er is geen wet- en regelgeving waarmee rekening gehouden moeten worden. De aanbestedende dienst is wel verplicht de eisen in de vraagspecificatie zodanig te formuleren dat ze door alle ondernemers op dezelfde wijze worden geïnterpreteerd en de mededinging niet belemmeren. Op grond van art. 23 lid 2 van het Besluit aanbestedingen overheidsopdrachten (Bao) is de aanbestedende dienst verplicht de eisen in de vraagspecificatie zodanig te formuleren dat ze de deelnemers aan de aanbestedingsprocedure gelijke toegang bieden. Deze bepaling en de daarvan afgeleide bepalingen dragen bij aan het creëren van een level playing field onder diegenen die geïnteresseerd zijn in het verwerven van de overheidsopdracht.
Conclusie
Het is belangrijk dat het inkoopteam tijdens het opstellen van de aanbestedingsdocumenten goed nadenkt over de invulling van de vraagspecificatie. Vragen die het inkoopteam c.q. de aanbestedende dienst daarbij kunnen helpen zijn:
Ligt het zwaartepunt qua verantwoordelijkheden bij de uitvoering van de opdracht bij ons of bij de opdrachtnemer?
Gaan we gedetailleerde eisen formuleren of juist functionele eisen?
Schrijven we één specifieke oplossing voor of mag de markt zelf oplossingen aandragen?
Mag de markt oplossingen aandragen door middel van varianten of formuleren we de eisen functioneel op een hoog abstractieniveau?
Contact
mr. P.J.A.F. (Paul) van Sleeuwen
Pro Mereor Inkoopkenniscentrum
T: 026 - 370 14 76
W: www.pro-mereor.nl
Deel dit artikel op:
