De invoering van de lumpsum financiering heeft zijn intrede gedaan binnen alle onderwijssectoren. Dit betekent voor de onderwijsinstellingen beleidsvrijheid binnen randvoorwaarden (per onderwijssector geldende wet- en regelgeving, CAO etc.). Beleidsvrijheid betekent (maatschappelijk) ondernemerschap, waarbij strategische kansen zo optimaal mogelijk moeten worden benut.
Bedrijfsvoering in de praktijk
Bij lumpsum financiering moeten anders dan bij de declaratiebekostiging op allerlei gebieden eigen gefundeerde beslissingen worden genomen. Een goede informatievoorziening en een daarop aansluitende bedrijfsvoering en HRM moeten hierbij een belangrijke rol gaan spelen.
In de praktijk blijkt dat bij onderwijsinstellingen juist de bedrijfsvoering en HRM nog onderbelicht zijn. Vaak ontbreekt een adequate planning en control cyclus met (tussentijdse) informatie op basis waarvan sturing en beheersing van de processen mogelijk is en de realisatie van beleidsdoelstellingen periodiek kan worden gemonitored. Op gebieden zoals inkoop, lonen en salarissen en het beheren en optimaal benutten van de derde geldstroom kan met een adequate planning en control cyclus vaak belangrijke (financiële) winst worden behaald, die zich onmiddellijk laat vertalen in extra beleidsruimte voor het onderwijs.
Praktijkvoorbeelden
Zonder uitvoerig stil te staan bij alle praktijk voorbeelden willen wij u een aantal sprekende voorbeelden van wat wij aantreffen niet onthouden:
- Strategische planning ontbreekt of is onvoldoende concreet en veelal ontbreekt een normenkader op bestuursniveau.
- Er is geen duidelijke vastlegging van gemaakte beleidskeuzes, of deze zijn niet voldoende concreet gemaakt.
- Er is onvoldoende kennis en vaardigheden aanwezig om een beleidsmatige begroting op te stellen.
- Achteraf blijken leerlingenprognoses niet in relatie te staan tot de daadwerkelijke instroom.
- Geen transparante verantwoording van gemaakte keuzes/ beslissingen.
- Structurele verplichtingen worden gefinancierd uit incidentele middelen (bruidschat, subsidieregelingen).
- Onvoldoende flexibiliteit en sturingsruimte in personeel (bezetting/capaciteit en kwaliteit). In meer of mindere mate geldt dit ook ten aanzien van huisvesting.
Vaak gaat het ook om zeer voor de hand liggende zaken. Dit blijkt ondermeer uit een onlangs verrichte inventarisatie van een van de schoolbesturen naar de energie kosten. Uit eigen intern onderzoek kwam naar voren dat geen van de directieleden van de verschillende locaties van dit bevoegd gezag notie nam van de jaarlijkse opgave van meterstanden. Jarenlang heeft de energieleverancier zelf een inschatting van het gebruik opgesteld en op basis daarvan gefactureerd. Gevolg: € 200.000,- was in de afgelopen jaren te veel in rekening gebracht. Een ander voorbeeld met veel verstrekkender gevolgen is die van een omvangrijke schoolinstelling waar het formatieplan in FPE’s (Formatie Plaats Eenheden) opgesteld werd. In dit model werden de uitgaven voor het bestuursbureau niet meegenomen en tevens bleek men bij de doorrekening van een gemiddeld loonbedrag uit te gaan dat beduidend lager was dan de daadwerkelijke loonkosten.
Uit onze praktijk blijkt dat er vrijwel altijd verbeteringen mogelijk zijn die de processen binnen de onderwijsinstelling doelmatiger maken. Dit definiëren wij als een strategische kans waarbij verbeteringen in de bedrijfsvoering leiden tot een betere benutting van capaciteit en schaarse middelen. Dit laatste zorgt er voor dat wat ons betreft zoveel mogelijk financiële middelen beschikbaar blijven voor en ten goede komen aan het onderwijsproces.
Bedrijfsvoering en Commissie DOeN
Op 29 september 2009 is het Rapport Vermogensbeheer Onderwijsinstellingen gepubliceerd. De commissie geeft in haar rapport antwoord op een viertal onderzoeksvragen. Een van deze onderzoeksvragen heeft met name betrekking op de bedrijfsvoering, nl.: welke mogelijkheden zijn er voor het aanbrengen van verdere verbeteringen in de financiële bedrijfsvoering van de instellingen?
Ten aanzien van de verbeteringen inzake het financiële beleid van instellingen doet de commissie de volgende voorstellen. Het opstellen van meerjarenbegrotingen, risicoanalyse en liquiditeitsplanning. Daarnaast de inbedding van risicomanagement binnen de instelling door het voorkomen van risico’s door goed bestuur, het afdekken van risico’s door beheersmaatregelen en het afdekken van risico’s door het treffen van voorzieningen.
Uit onze praktijk blijkt dat om bovenstaande aanbevelingen goed te implementeren, in de planning en control cyclus en daaraan gekoppeld de interne- en externe informatie voorziening, er aan een aantal randvoorwaarden voldaan moet worden. Hierbij noemen wij een aantal randvoorwaarden die voor het slagen van de interne bedrijfsvoering van belang zijn:
- Processen moeten zijn uitgewerkt in heldere procedures en/of richtlijnen waarbinnen borging is resulterend in heldere taak, bevoegdheden en verantwoordelijkheden per medewerker.
- Interne controle is in de processen verankerd om ervoor te zorgen dat de informatie voldoet aan de criteria van tijdig-, volledig- en betrouwbaarheid.
- Intra-comptabele verantwoording van alle baten en lasten van het bevoegd gezag.
- Betrouwbare leerlingprognoses.
- Heldere informatie- en communicatiestructuur.
- Adequate scheiding tussen toezicht en beleidsvoorbereiding en –uitvoering.
- Zorgdragen voor een goed functionerend personeelsbeleid waarin periodiek beoordelings- en functioneringsgesprekken wor-den vastgelegd en medewerkers ook zelf verantwoordelijkheid dragen voor de eigen toekomstige ontwikkeling.
Deze opsomming is uiteraard niet uitputtend maar geeft wel een duidelijk kader waaraan in veel gevallen verbeteringen mogelijk blijken.
Begrotingsapplicatie
 |
 |
Ten behoeve van onze dienstverlening hebben wij in samenwerking met een software leverancier specifiek voor het voortgezet- en het primair onderwijs een applicatie ontwikkeld die recht doet aan de aanbevelingen van de commissie DON. Deze begrotingsapplicatie levert niet alleen de benodigde meerjarenbegrotingen (investerings-, exploitatie-, kasstroom- en investeringsbegroting, geprojecteerde balansen) en meerjarenformatieplan maar maakt tevens de ontwikkeling van kengetallen in meerjaren perspectief mogelijk.
Deze applicatie biedt de mogelijkheid financiële en niet-financiële gegevens te combineren waardoor de informatieve waarde voor de gebruiker toeneemt. Uitgangspunt is dat de gebruiker de informatiebehoefte in beeld brengt en dat wij maatwerk leveren dat vervolgens geheel door de gebruiker kan worden onderhouden. Rechts vindt u een voorbeeld van de dashboards aan die wij voor een van onze cliënten hebben ontwikkeld.
Informatie?
IJsselgroep Financieel Management wil helpen de kwaliteit van bedrijfsvoering in het onderwijs (verder) te verbeteren. Wat kan in de onderwijsorganisatie efficiënter? Wat is voor de organisatie beter, centrale of decentrale budgetbevoegdheden? Waar liggen kansen en waar laat de organisatie nu nog mogelijkheden liggen? Hoe krijgen en houden we inzicht en overzicht in de financiële kant van onze organisatie en hoe worden de financiële consequenties van veranderingen gemonitord?
Auteur:
drs. G.J.A.W.M. Wouters, RA IJsselgroep Financieel Management, E-mail: Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. , Telefoon: 06-54376383
Deel dit artikel op:
