Fikse klus voor Grafische Producties en Xafax goed verlopen.
Fontys Hogescholen is een van de grootste instellingen voor hoger onderwijs in ons land. Er worden tal van bachelor- en masteropleidingen verzorgd en er zijn een twintigtal lectoraten. Ook de zakelijke markt kan er terecht voor opleidingen, trainingen, projecten en onderzoek- en adviesopdrachten. Fontys telt zo’n 36.000 studenten en 3.900 personeelsleden. De opleidingen en diensten van Fontys Hogescholen worden verzorgd door 35 hogescholen, voornamelijk in Brabant en Limburg, zoals Eindhoven, Tilburg, Sittard, Venlo, Roermond, Veghel en ‘s Hertogenbosch.
Binnen zo’n grote organisatie zijn efficiency en ondersteuning van groot belang. Fontys heeft de ondersteuning ondergebracht in een facilitair bedrijf met verschillende afdelingen. Eén van die afdelingen is Grafische Producties, met onder andere de zorg voor print-, kopieer- en scanfaciliteiten. Daarbij is het gebruik van contant geld allang verleden tijd. In 2001 al werd het ChipNet2 systeem van Xafax ingevoerd en vorig jaar schakelde men over op ChipNet3 in combinatie met OmniCMS, het Card Management Systeem van OmniCard 
, marktleider op het gebied van het implementeren van Card Management Systemen. Een Europese aanbesteding leidde opnieuw naar Xafax en gezien de eerdere goede samenwerking waren zowel Xafax als Fontys daar zeer content mee. 
Zo’n overschakeling is natuurlijk niet niks, dus redenen genoeg om eens te gaan praten met manager Henk Kreutzer van Grafische Producties (foto) en functioneel systeembeheerder Emiel Warner. Eerst maar even inhaken op de actualiteit:
Zorgen gemaakt na de berichten over de OV-chipkaart?
Kreutzer: “In principe is natuurlijk alles mogelijk. Maar bij de OV jaarkaart praat je over miljoenen transacties, die moeilijk te traceren zijn en een systeem dat niet online is. ChipNet3M is dat continu. Daarnaast zijn extra veiligheidsmaatregelen genomen en wordt het systeem permanent gemonitord. Er hangt een compleet centraal managementsysteem aan, gekoppeld aan een registratiesysteem. Daardoor weten we snel wie, waar en wat.”
Heeft de omschakeling veel problemen opgeleverd?
 |
De Fontys pas. |
Henk Kreutzer en Emiel Warner kijken elkaar aan. Toch even een kleine stilte. Dan zegt Warner: ”Problemen zijn er natuurlijk altijd. Een systeem moet indraaien. Eigenlijk verliepen de meeste trajecten vrij soepel. Alles bleek goed voorbereid, zowel van de kant van Xafax als bij Fontys. Toch verliep niet alles even gladjes, met name in het nazorgtraject. Wij wilden graag rapportage per kaart, terwijl Xafax uitgegaan was van rapportage per kaarthouder.
Dat werd netjes opgelost, maar kostte in het begin wel wat heen en weer gepraat. Xafax heeft toen gezorgd voor een aparte begeleider. Eén aanspreekpunt, en zo werken we nu nog. Dat blijkt echt ideaal, ik kan niet anders zeggen”.
Gebruiken jullie de Fontys kaart ook voor toegangscontrole?
Kreutzer: “Nog niet. De kaart is voorzien van een pasfoto en een persoonlijk nummer. Dat gebruiken we voor identificatie en controles, indien nodig. Fontys Hogescholen heeft een open karakter. Onze gebouwen zijn gemakkelijk toegankelijk. Maar er zijn ook ruimtes die niet vooriedereen toegankelijk zijn.
 |
Met de pas kun je o.m. kopietjes maken. |
In de toekomst zou je dit kunnen regelen door rechten toe te kennen aan bepaalde kaarthouders. Zelfs voor bepaalde tijden of voor een korte periode.”
Wat gebeurt er bij kaartverlies?
Warner: “Bij melding kan de kaart onmiddellijk geblokkeerd worden vanuit het centrale systeem. Alle saldi zijn bekend. In een aantal gevallen komt de kaart weer terecht. Als dat niet het geval is, is het eenvoudig om een nieuwe kaart aan te maken en de saldi op de nieuwe kaart over te hevelen. Ook nieuwe inschrijvingen zijn eenvoudig in het systeem te verwerken. Heel plezierig is het continu online zijn van het systeem en het remotecard management. Stel je voor dat we langs meer dan honderd afwaardeerpunten zouden moeten om instellingen te wijzigen of alle kaarten opgestuurd moeten worden voor het doorvoeren van wijzigingen….”
Jullie hebben ook een barcode op de kaart staan, waar is dat voor?
Het blijkt – en dat is eigenlijk wel logisch – dat zo’n gigantische organisatie gebruik maakt van meerdere systemen. Daarbij moet een afweging gemaakt worden tussen baten, kosten, invoertijd en technische mogelijkheden. Warner daarover: “De barcode wordt alleen gebruikt voor de registratie binnen de mediatheken. Ofwel: wie leent wat voor hoelang.
 |
Ook afrekenen in de kantine met de Fontys pas. |
Om de zaken niet al te ingewikkeld te maken, is besloten daarvoor het bestaande systeem te handhaven en de barcode simpelweg op de kaart te drukken. Dat werkt goed, maar in een later stadium kunnen we ons goed voorstellen dat alles in een totaalsysteem geïntegreerd gaat worden. Nu alles in één keer veranderen zou teveel voorbereidingstijd gevergd hebben. Dan loop je niet meer vooruit, maar raak je eerder achterop. Zoals het nu is, is het beste voor dit moment. En ondertussen zijn we al druk bezig met het kijken naar de toekomst.”
Onwillekeurig denk ik even aan een ChipNet4, ofzo. Maar ja, da’s koffiedik kijken… Laten we voor nu maar blij zijn dat ze bij Fontys al heel tevreden zijn van ChipNet3 van Xafax en OmniCMS van OmniCard. En we nemen ons petje af voor de afdeling Grafische Producties. Want om zo’n 40.000 mensen van dienst te zijn en alles goed te laten verlopen, moeten ze daar aardig wat in hun mars hebben…
Meer informatie over Xafax
Deel dit artikel op:
